【総務・人事・労務担当者へ】入社手続きに必要なポイントをチェックしよう

2022年、早くも年度末を迎える3月に入りました例年退職者が比較的多くなるこの月ですが、多くの方々が入社する4月を控えてもいます。
そこで今回は、多くの企業さまが迎える新年度を見据え「従業員の入社時に必要な書類・手続き」について、いくつかのポイントをご紹介します。

 

内定時に作成する書面

 
採用を決めた応募者に内定を伝え、入社意思を確認するために

「内定通知書（採用通知書）」
「入社承諾書」
「誓約書」

を作成します。その内容は任意ですが、
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・応募の御礼や内定のお知らせ
・必要書類とその提出期限
・入社日
・問い合わせ先
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を記載する場合が多いです。勤務地・配属先・労働条件など、採用に関わる諸条件を記載する場合もあります。
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こうした条件は、応募者にとって大切なもの。内定後は、なるべく早いタイミングで伝えるとよいでしょう。「労働条件通知書」として書面でも伝えれば、応募者の安心につながります。

 

雇用契約書

 
雇用に関する条件について、企業と内定者の間で合意がなされたことを証明します。
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＜主に記載する内容＞
・労働契約の期間（正社員のように無期雇用の場合も記載）
・就業場所
・業務内容
・労働時間（始業終業時刻、休憩、休日など）
・賃金（金額、計算方法、締め切り日＆支払日、支払方法）
・退職時の事項（解雇の事由を含む）
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書面は会社控えと本人控えで2部用意し、それぞれに署名・捺印欄を設けます。なお、労働条件通知書と兼用する形で「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として交付することも可能です。

 

雇用保険被保険者証

 
中途入社の場合、以前の職場で雇用保険に加入していた方には「雇用保険被保険者証」の提出を依頼します。
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そして、新卒入社・中途入社を問わず、採用した従業員が雇用保険の対象者となる場合（※）には「雇用保険被保険者資格取得届」を、従業員を雇用した日の翌月10日までに管轄のハローワークへ提出します。
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※週の労働時間が20時間未満の場合は、対象外となります。
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＜手続き時には「法定三帳簿」の作成・添付が必要＞
雇用保険の手続き時には、労働基準法に定められた以下の帳簿の添付が必要です。
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■労働者名簿（保管期間：3年間）
性別、住所、業務の種類、入社／退職年月日および退職理由、死亡年月日および原因を記載
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■出勤簿（保管期間：3年間）
各従業員の出勤日、労働日数、日ごとの労働時間数、出社／退社時刻、時間外労働・深夜労働（22時～翌5時）・休日労働を行なった日付／時刻／時間数を記載
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■賃金台帳（保管期間：5年間）
正社員・契約社員・パート・アルバイト・日雇い労働者など、雇用形態に関係なくすべての従業員に支払った賃金を記載
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いずれも、新たに入社する従業員の情報をしっかりと記載し、添付しましょう。
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■年金手帳・基礎年金番号通知書
「基礎年金番号」を確認するため、これまで年金手帳の持参を求めた（求められた）経験がある方は少なくないと思います。会社に手帳を預けている方もいるでしょう。
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しかし、近年では個人情報の取り扱いや管理上、年金手帳を預かる企業は減ってきているようです。
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★年金手帳は廃止
年金手帳は、2022年3月をもって発行をストップ。本年4月以降に20歳を迎える方や手帳の再発行を依頼した方には、代わりに「基礎年金番号通知書」が発行されます。
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＜社会保険（健康保険・厚生年金）の手続き＞
従業員を雇用してから5日以内に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得証」を年金事務所、健康保険組合、厚生年金基金に提出します。
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また、被保険者となる従業員に、被扶養者（配偶者や子どもなどの家族）がいる場合には「健康保険被扶養者（異動）届」を合わせて提出します。配偶者が国民年金の第3号被保険者の場合「国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認（3号該当）届」の提出が必要です。
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※「健康保険被扶養者（異動）届」と一体となった様式があります。
https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/todokesho/hihokensha/20141224.files/01.pdf

 

マイナンバーカードの写し

 
雇用保険、健康保険・厚生年金の諸手続きや年末調整の際には、マイナンバーが必要となります。​採用する従業員がマイナンバーカードを発行している場合には、写しのみを提出してもらいます。
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もし発行していない場合には、個人番号通知書（個人番号通知カード）と写真付きの身分証の写しを提出してもらいます。

 

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

 
所得税の控除項目に当てはまる場合など、所得税を正しく申告するために必要な書類です。配偶者がいる、生命保険や地震保険に加入している…など、各種控除の対象となる場合には、所得税額が変動します。
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※控除対象でなくとも提出が必要です。

 

給与振込先申請書、各種手当支給申請書

 
​給与の振り込みを希望する口座情報の届出や各種手当（通勤手当・住宅手当など）を申請する際に、それぞれ書類の提出を依頼します。

 

源泉徴収票

 
直近で勤めていた企業を退職した年に新たな企業へと入社する場合には、前に勤めていた企業が発行する源泉徴収票の提出が必要です。前の職場から発行されるため、採用する従業員には早い段階で周知しましょう。

 

住民税の異動手続きの確認（必要に応じて）

 
採用する社員が住民税を普通徴収で納めている場合、特別徴収（給与からの天引きで納付）を希望する場合は、企業側から対象自治体への手続きを行います。
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健康診断書

 
雇入れから3ヶ月以内に健康診断を行います。その結果が記載された診断書の保存が必要です。

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そのほか「身元保証書」や、資格・スキルを要する職種の場合に「資格／免許証、合格証明書」の提出を求める場合もあります。
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​いかがでしたでしょうか。

様々な手続きや書類作成およびチェックなど、何かと慌ただしくなる時期ではございますが、退職時のポイントについてまとめた前回記事【総務・人事・労務担当者さまはチェック】従業員の退職時に気をつけておきたいこととあわせて、ぜひご活用いただければと思います。